조직 프로세스

조직 과정에 대해 알아야 할 모든 것. 구성은 관리의 두 번째 기본 기능입니다.

조직의 기능은 기업의 활동을 편성, 지시, 조정 및 통제하는 것입니다. 다시 말해, 조직화는 경영진이 비즈니스 운영을 지시, 조정 및 제어하는 ​​기능입니다.

조직은 건전한 조직 구조를 수립하여 계획대로 작업을 수행합니다. 조직의 목적은 사람들이 서로 협력하고 조직 목표 달성을 위해 노력하는 것입니다.

조직의 관리 기능을 '조직화 과정'이라고합니다. 목표가 설정되고 정책이 수립되면 필요한 조직 인프라를 구축해야합니다. 집중력은 활동과 기능으로갑니다. 이들은 조직 구조의 '빌딩 블록'을 형성합니다.

조직 과정에는 다음이 포함됩니다.

1. 활동의 목표 구분의 결정 2. 작업 활동의 식별과 분류 3. 활동의 그룹화 4. 인적 자원과 자료의 수집 5. 권한과 책임의 정의

6. 관계의 계층 구조 설계 7. 통제와 분권화 기간 결정 8. 조정 9. 물리적 시설과 올바른 환경 제공 10. 전반적인 통제를위한 구조적 관계 확립 11. 검토 및 재구성.


조직의 과정과 단계

조직화 과정 – 목표 결정, 활동 분할, 활동 그룹화, 권한 및 책임 정의, 검토 및 재구성

프로세스 # 1. 목표 결정 :

어떤 목표를 위해 조직이 설립되었습니다. 이 목표를 달성하기 위해 조직의 전반적인 작업 또는 활동이 결정됩니다. 예를 들어, 조직이 상품을 수출하고자하는 경우, 수출 할 상품의 성격과 유형, 원료를 얻을 수있는 출처, 상품이 수출 될 국가, 외국 구매자와의 협조 등을 결정해야합니다. 조직의 전체 작업량은 조직 프로세스의 첫 번째 단계입니다.

프로세스 # 2. 활동 부서 :

한 사람이 모든 조직 활동을 관리 할 수 ​​없으므로 전체 작업은 더 작은 단위로 나누어지고 구성원에게 할당됩니다. 작업은 사람의 자격과 능력에 따라 할당됩니다.

작업 부문은 다음과 같은 이점이있는 전문화로 이어집니다.

(a) 더 큰 산출량 :

Adam Smith는 한 사람이 혼자 일할 경우 하루에 20 핀을 제조 할 수있는 연구를 설명했습니다. 핀 생산은 사람들이 다음과 같은 특수한 작업을 수행하는 하위 활동으로 분할되었습니다.

와이어 인출 – 와이어 직선화 – 와이어 절단 – 포인트 연삭 – 폴리싱 – 핀 헤드 등 넣기. 하루에 20 개의 핀에 대해 작업과 전문화 부서가 10 명의 사람들이 하루에 48, 000 개의 핀을 생산할 수있게하는 것으로 관찰되었습니다.

(b) 효율성 :

동일한 작업을 반복해서 수행하면 작업자의 기술과 효율성이 향상됩니다.

(c) 훈련 촉진 :

복잡한 작업은 더 작은 단위로 나뉘어 있기 때문에 숙련되지 않은 작업자는 이러한 활동을 수행하도록 훈련받을 수 있습니다.

프로세스 # 3. 활동 그룹화 :

작업이 사람들에게 할당 된 후 유사한 활동을 수행하는 작업이 유사한 부서로 그룹화됩니다. 생산, 마케팅, 재무 등 다양한 부서가 만들어지고 기술과 전문 지식은 다르지만 유사한 활동을 수행하는 사람들로 채워집니다. 활동을 부서로 그룹화하는 것을 부서 화라고합니다. 모든 부서는 부서장의 감독하에 일하며 일련의 규칙, 절차 및 표준이 적용됩니다.

프로세스 # 4. 정의 권한 및 책임 :

부서를 만든 후 부서장을 임명하여 각 부서의 활동을 수행합니다. 부서장의 역량은 부서의 직무 요구 사항과 일치해야합니다. 모든 책임자는 부서 구성원을 통해 업무를 수행 할 권한이 있습니다.

부서장은 부서 활동과 관련된 책임과 권한을 부서 구성원에게 위임합니다. 이것은 모든 개인이 자신의 상사와 부하 직원 및 그들의보고 관계를 알고있는 관계의 구조를 만듭니다.

프로세스 # 5. 활동의 조정 :

부서가 목표를 달성 할 때 부서 간 갈등이 발생할 수 있습니다. 이는 조직 목표 달성에 영향을 줄 수 있습니다. 예를 들어, 재무 부서는 비용을 절감하려고하지만 마케팅 부서는 제품을 광고하기 위해 더 많은 자금을 원합니다. 모든 부서가 공통의 자원을 공유 할 수 있도록 조정을 통해이 충돌을 해결할 수 있습니다. 리소스가 부족하고 조정이 최적의 활용에 도움이됩니다. 서로 다른 위치에서 일하는 부서와 사람들 사이의 관계를 정의함으로써 조정이 가능해집니다.

프로세스 # 6. 검토 및 재구성 :

내부 및 외부 환경 요인의 변화에 ​​따라 조직 구조의 변화가 발생할 수 있도록 조직화 프로세스에 대한 지속적인 평가가 있어야합니다. 지속적인 평가 및 재구성은 조직 프로세스의 필수 부분입니다.


조직 과정 – 4 단계 과정

건전하고 명확한 조직화 프로세스를 위해서는 비즈니스가 다음 단계를 수행해야합니다.

1. 활동의 식별 및 분류 :

기능으로 조직하는 것은 사명, 목표 및 목표에 따라 비즈니스를 위해 계획된 모든 활동을 식별하는 것으로 시작합니다. 그런 다음이 프로세스에는 작업 프로세스를 특정 수의 작업으로 나누는 '분업'이 포함되며 각 작업은 직원 또는 직원 그룹에 의해 개별적으로 수행됩니다. 이러한 별도의 작업은 별도의 사업부로 분류됩니다. 전체 작업의 각 단위는 '작업'이됩니다.

예를 들어 은행의 은행 활동에는 계좌 관리, 대출 제공, 외화 관리, 고객 문의 관리 등이 포함됩니다. 이러한 활동은 현금 인출기, 대출 담당자, 고객 관리 담당자 등으로 수행되는 소규모 작업 또는 작업으로 나뉩니다. 텔러, 대출 담당자, 고객 관리 담당자 등을 특정 직종으로 분류하는 각 활동에 자격과 전문 지식이 할당됩니다.

2. 활동 또는 부서 그룹화 :

이전 단계에서 식별 된 작업은 더 그룹화되어 별도의 부서에 배치됩니다. 이 부서는 기능 부서에서 기능 부서에서 하나의 부서로 그룹화되는 공통 기능과 관련이 있거나 제품 유형, 비즈니스의 지리적 위치 또는 대상 고객 그룹을 기반으로 비즈니스를 위해 부서 부서가 작성되는 기능 부서 또는 부서 부서 일 수 있습니다. 이전 은행 업무 예에서 자동차 대출, 주택 대출 및 사업 대출 관리와 관련된 모든 일자리는 '대출 부서'에 속합니다.

3. 임무의 할당 :

모든 부서를 전문 부서에 포함시킨 후이 부서에서 근무하는 직원은 해당 부서에서 자신의 기술, 자격 및 역량에 맞는 하나의 작업 만 배정됩니다. 직원은 아래 표에 표시된대로 자신의 책임을 명확하게 정의하는 '작업 설명'이라는 문서를 통해 직무와 책임을 부여받습니다.

4.보고 관계 설정 :

마지막 단계는 일련의 명령을 생성하는 권한을 설정하는 것입니다. 이는 직원들이 자신의 하위보고의 업무와 책임을 관리, 안내, 감독 및 감독하는 최고 경영진 또는 상급자와 같은 기관에보고해야 함을 의미합니다.

상사와의 관계는 각 상사가 부하 직원에 대해 가질 수있는 권한의 범위를 알고 있어야합니다. 우수한 종속 관계를 만드는 목적은 모든 개인 / 그룹 / 부서의 공통된 목표 및 비즈니스 목표를 향한 노력을 조정하는 것입니다.


조직 과정 – 조직 과정과 관련된 9 단계

조직은 관리자의 중요한 기능입니다. 자원 수집, 수행 할 작업 식별, 직무 및 책임 할당, 권한 위임 및 직원의 노력 조정과 관련된 지속적인 프로세스입니다. 사업은 무정부 상태에서 기능 할 수 없습니다. "조직화"는 조화로운 업무 환경을 조성 함을 의미합니다.

프로세스 구성과 관련된 중요한 단계는 다음과 같습니다.

1 단계. 목표 설정 :

이 첫 번째 단계는 실제로 계획의 일부이지만 기업의 목표를 아는 것이 적절합니다. 목표는 수행해야 할 다양한 활동과 목표를 달성하기 위해 구축해야하는 구조 유형을 결정합니다. 알프레드 챈들러는 이러한 관점을 유지하면서“구조는 전략을 따른다”고 말했다. 예를 들어 병원이나 교육 기관에 필요한 구조는 제조 회사에 필요한 구조와 다르다.

2 단계. 작업 활동 식별 및 분류 :

기업 목표와 계획을 달성하는 데 필요한 작업 활동을 결정해야합니다. 조직 목표를 달성하기 위해 수행해야하는 모든 작업을 자세히 설명합니다. 따라서 특정 작업 목록을 준비해야합니다.

이러한 작업은 두 가지 범주로 분류되어야합니다.

(a) 채용, 교육, 기록 보관, 보관, 판매 등과 같은 지속적인 작업

(b) 새로운 공장 설치 또는 기계 설치와 같은 일회성 작업.

3 단계. 활동을 부서 또는 작업 단위로 그룹화 :

밀접하게 관련되거나 유사한 활동은 관리 가능한 부서, 부서 또는 작업 단위로 그룹화해야합니다. 예를 들어, 제조 회사의 활동은 생산, 마케팅, 금융 및 인력과 같은 부서로 그룹화 될 수 있습니다. 이러한 활동의 ​​그룹화 또는 결합을 부서라고합니다.

이 단계에서 관리자는 다음 기능을 수행합니다.

(i) 식별 된 각 활동을 조사하여 일반적인 성격을 결정합니다.

(ii) 이러한 활동을 상호 관련 기능 영역으로 그룹화합니다.

(iii) 조직 구조에 대한 기본 부서 설계를 확립하십시오.

부서의 활동은 섹션으로 더 분류 될 수 있습니다. 예를 들어, 마케팅 부서는 시장 조사, 광고, 신용 판매 등과 같은 별도의 섹션을 가질 수 있습니다. 활동을 그룹화하여 각 부서 내의 노력을 효과적인 방식으로 조정할 수 있습니다.

4 단계. 인적 자원 및 재료 자원 수집 :

조직의 구조를 구축하려면 인력 요구 사항을 평가하고 물리적 자원을 결정해야합니다. 남성, 기계, 재료, 장비 및 기타 물리적 수단과 같은 필요한 투입물을 수집하고 준비해야합니다.

5 단계. 업무, 책임 및 권한 부여 :

활동을 여러 부서로 그룹화 한 후 각 부서는 원하는 결과를 달성 할 책임이있는 관리자를 담당합니다. 이 단계에서 직무는 전문성을 기반으로 다른 부하 직원과 부서장에게 할당됩니다.

이 단계는 기능 정의의 원칙을 기반으로합니다. 의무와 책임을 부여하는 것만으로는 충분하지 않으며, 사람들은 자신의 업무를 수행 할 권한을 부여 받아야합니다. 모든 개인은 자신의 책임 영역, 즉 그가해야 할 일과 그 일을 할 때 어떤 권리와 힘을 행사할 수 있는지 알아야합니다.

6 단계. 관계 계층 구조 설계 :

Drucker는“기관은 곡과 같습니다. 그것은 개별적인 소리로 구성되는 것이 아니라 그들 사이의 관계에 의해 구성된다.”이 단계는 우수한 종속 관계의 생성을 포함한다. 누가 누구의 역할을 수행 할 것인지, 누가 자신의 부하이며 누가 조직에서 자신의 지위를 결정할 것인지 결정하고 있습니다. 계층 구조에서 관리 직급의 순위는 다른 직위에 대해 서로 다른 수준의 권리와 권한을 부여하여 수행됩니다. 여기서 수직 및 수평 작동 관계가 결정됩니다.

7 단계. 제어 및 분산화 기간 결정 :

각 회사는 권한과 책임의 분권화 정도를 결정해야합니다. 또한, 다양한 주요 및 사소한 결정이 내려 질 수준을 결정해야합니다. 이 외에도 상사에 대한 통제 범위, 즉 각 상사에게 직접보고해야하는 부하 직원의 수가 결정됩니다.

단계 # 8. 조정 메커니즘 설정 :

작업하는 동안 회사의 전체 목표가 잠기거나 작업 단위 또는 구성원 간 충돌이 발생할 수 있습니다. 따라서 조직은 직원들이 팀 정신으로 함께 일할 수 있도록 직원의 노력을 조정하는 메커니즘을 제공해야합니다. 제임스 스토너 (James Stoner)는“조정 메커니즘을 통해 조직의 구성원은 조직의 목표를 파악하고 비효율 성과 유해한 갈등을 줄일 수 있습니다.”라고 말합니다.

단계 # 9. 효과 모니터링 :

조직은 지속적인 프로세스입니다. 시간이지나면서 조직이 성장하고 상황이 바뀝니다. 따라서 조직의 효과를 평가하고 조정하기위한 모니터링 시스템을 구축해야합니다. 현재의 요구를 충족시키기 위해 조직의 효율적인 운영을 보장합니다.


조직 과정

관리 구성 기능을 완료하기 위해 다음 단계를 수행합니다.

(1) 기업의 목표 알기

(2) 다양한 활동 결정

(3) 활동의 그룹화 및 부서 화

(4) 주요 활동 결정

(5) 책임 할당

(6) 권한 위임

(7) 상호 관계 정의

(8) 올바른 환경 제공

(1) 기업의 목표를 알기 :

조직 프로세스의 첫 번째 단계는 기업의 목표를 아는 것입니다. 기업의 목표에 대한 결정은 관리의 첫 번째 기능, 즉 계획의 시작이지만 이러한 목표에 대한 명확하고 자세한 정보를 구성하는 프로세스를 시작하기 전에 수행되어야합니다.

목표에 관한 정보에 기초하여, 이러한 목표를 달성하도록 설계된 다양한 기능이 결정된다. 예를 들어, 휴대폰을 생산하는 것이 기업의 목표 일 수 있습니다. 이와 관련하여 휴대 전화 제조에 필요한 부품의 제조 또는 구매 여부, 판매 지역의 규모, 국가, 국가 또는 국제이 될 수있는 휴대 전화의 종류에 대한 정보가 있습니다.

(2) 다양한 활동 결정 :

기업의 목표에 대해 배운 후 목표를 달성하는 데 필요한 기능이 결정됩니다. 예를 들어, 휴대폰 제조 회사는 원자재 구매, 제조 된 부품 구매, 생산, 광고, 판매, 재무 배치, 연구, 계정, 통신, 자재 재고 유지, 직원 모집 등과 같은 다양한 활동을 수행 할 수 있습니다.

(3) 활동 그룹화 :

기업의 목표를 달성하기 위해 다양한 활동을 그룹화합니다. 활동 그룹화에서 모든 유사한 유형의 활동이 하나의 특정 부서에 제공됩니다. 예를 들어, 원자재 구매, 기성품 구매, 생산, 자재 재고, 연구 등의 활동이 생산 부서에 지정됩니다.

마찬가지로, 광고 및 영업 활동은 마케팅 부서에 제공되며 재무 부서는 재무, 계정 및 서신을 관리합니다. 업무의 중요성과 수량을 고려하여 부서를 여러 지점 또는 하위 부서로 더 나눌 수 있습니다.

예를 들어, 생산부 아래에서 구매 부서, 재고 부서, 연구 부서 등을 구성하여 전문화의 이점을 얻을 수 있습니다. 인적 자원과 물질 자원의 최적 활용을 가능하게합니다.

(4) 주요 활동 결정 :

주요 활동은 기업의 목표 달성에서이 활동의 ​​중요성을 나타냅니다. 이러한 활동에는 특별한주의가 필요합니다. 주요 활동을 결정하는 것은 조직의 목표에 달려 있습니다. 따라서 모든 조직에서 주요 활동이 다를 수 있습니다. 휴대 전화 생산 회사의 주어진 예에서, 주요 문제는 효과적이고 대규모 광고 만이 새로운 제품에 대한 소비자의 관심을 끌 수 있기 때문에 광고에 관한 것일 수있다.

따라서이 경우 광고 기능은 최대한의주의가 필요한 핵심 활동입니다. 이를 위해, 광고 활동은 마케팅 부서의 입장에서 취하여 새로 만든 광고 부서로 이관되어 상급 관리자가이 부서와 직접 연락하고주의를 기울일 수있는 위치에 있어야합니다. .

(5) 책임 할당 :

다양한 활동을 여러 부서와 하위 부서로 나누고 각 개인이 수행 할 활동을 결정한 후에는 그의 책임이 고정됩니다. 다시 말해, 조직의 목표를 달성하기 위해해야 ​​할 일입니다.

예를 들어, 구매 관리자에게는 상품 구매에 대한 책임이 부여됩니다. 영업 관리자가 영업을 담당합니다. 광고 관리자는 광고를 담당하고 재무 관리자는 재무 책임을 관리합니다.

(6) 권한 위임 :

책임이있는 사람에게는 약간의 권한도 부여되어야합니다. 권위 란 의사 결정의 자유, 부하 직원의지도, 감독 및 통제의 자유를 의미합니다. 권위는 일이나 책임에 비례해야한다. 책임이 주어진 권한보다 크고 책임을 감당하기에 부족한 경우 책임을 성공적으로 이행 할 수 없습니다.

예를 들어, 마케팅 관리자에게 판매 증가에 대한 책임이 할당되었지만 해당 작업에 필요한 판매 담당자를 지정할 권한이없는 경우 판매 증가를 예상 할 수 없습니다. 책임을 면제 할 권한이 없으면 관계자는 책임을지지 않습니다. 그가 책임을 질 수있는 것은 개인에게 권한을 부여한 후에 만 ​​가능합니다.

(7) 상호 관계 정의 :

둘 이상의 사람이 공통 목표를 달성하기 위해 일할 때 그들의 상호 관계는 매우 명확하게 정의되어야합니다. 모든 사람은 누가 그의 상사이고 누가 그의 부하인지 알아야합니까? 예를 들어, 구매 관리자는 구매 부서의 모든 직원에게 우수합니다.

그들은 그에게서 명령을 받고 그에게도 책임이 있습니다. 반면에 구매 관리자는 총괄 관리자로부터 주문을 받고 그에 대한 책임을집니다. 상호 관계를 명확하게 정의하면 조정을 설정하는 데 도움이됩니다.

(8) 올바른 환경 제공 :

조직 활동의 결정을 포함하는 활동 만이 아니다; 그리고 상호 관계의 정의뿐만 아니라 물리적 자원과 적절한 환경을 제공함으로써 인적 자원의 최적 활용을 보장합니다.

예를 들어, 공장과 사무실은 직원들이 더 잘 수행 할 수 있도록 적절한 장소에 위치해야합니다. 충분한 기계, 가구, 문구, 재료 등을 사용할 수 있도록 적절한 배치가 있어야합니다.


조직 프로세스 – 엔터프라이즈 목표 달성

조직의 관리 기능을 '조직화 프로세스'라고합니다. 목표가 설정되고 정책이 수립되면 필요한 조직 인프라를 구축해야합니다. 집중력은 활동과 기능으로갑니다. 이들은 조직 구조의 '빌딩 블록'을 형성합니다. 최상의 조직 구조로 이어지는 규칙은 없습니다.

그러나 다음 단계는 적절한 구조를 설계하는 데 큰 도움이 될 수 있으며 이는 엔터프라이즈 목표를 달성하는 데 도움이됩니다.

프로세스 # 1. 목표의 명확한 정의 :

조직 구조를 개발하는 첫 번째 단계는 매우 명확한 용어로 목표를 세우는 것입니다. 이는 조직의 유형, 안정성 및 기본 특성을 결정하는 데 도움이됩니다. 실제로, 조직 활동은 달성 할 목표 측면에서 상세합니다.

프로세스 # 2. 활동 결정 :

기업의 목표를 달성하기 위해서는 특정 활동이 필요합니다. 활동은 기업의 성격과 규모에 따라 다릅니다. 예를 들어, 제조 관련 문제에는 생산, 마케팅 및 기타 활동이 있습니다. 소매점에서 생산 활동이 없습니다. 각 주요 활동은 더 작은 부분으로 나뉩니다. 예를 들어, 생산 활동은 자재 구매, 플랜트 레이아웃, 품질 관리, 수리 및 유지 보수, 생산 연구 등으로 나눌 수 있습니다.

프로세스 번호 3. 업무 할당 :

그런 다음 개별 활동 그룹은 자신의 능력과 적성에 따라 다른 개인에게 할당됩니다. 노력의 중복과 중복을 피하기 위해 모든 개인의 책임을 명확하게 정의해야합니다. 각 사람에게는 그에게 적합한 특정 직무가 주어지며 그 직무에 대한 책임이 있습니다. 올바른 사람이 올바른 직업에 놓여 있습니다.

프로세스 # 4. 위임 권한 :

모든 개인에게는 할당 된 활동을 효과적으로 수행하는 데 필요한 권한이 부여됩니다. 권위적으로, 우리는 결정을 내리고, 지시를 내리고, 부하 직원을지도하고, 감독하고 통제 할 수있는 힘을 의미합니다. 개인에게 위임 된 권한은 자신의 책임에 상응해야합니다. 개인은 필요한 권한이나 권력이 없으면 직무를 수행 할 수 없습니다. 권한은 위에서 아래로 흐르고 책임은 아래에서 위로 흐릅니다.

프로세스 # 5. 조정 활동 :

그런 다음 다른 개인의 활동과 노력이 동기화됩니다. 이러한 조정은 특수 기능의 효과적인 성능을 보장하기 위해 필요합니다. 서로 다른 직업과 개인 간의 상호 관계는 명확하게 정의되어 있으므로 누구는 누구로부터 명령을 받아야하며 누구에게 대답해야하는지 알 수 있습니다.

프로세스 # 6. 물리적 시설과 올바른 환경 제공 :

조직의 성공은 적절한 물리적 시설과 적절한 환경의 제공에 달려 있습니다. 올바른 사람이 올바른 직업을 갖는 것이 중요하지만 올바른 작업 환경을 갖는 것도 중요합니다. 이것은 기업의 원활한 운영과 번영을 위해 필요합니다.

프로세스 # 7. 전반적인 통제를위한 구조적 관계 확립 :

개인과 그룹간에 명확하고 명확한 구조적 관계를 설정하는 것이 매우 중요합니다. 이를 통해 모든 부서의 작업과 사전 결정된 비즈니스 목표 달성을위한 조정 된 방향에 대한 전반적인 제어가 가능합니다.

따라서 조직은 의무와 책임의 구조적 틀을 제공한다는 것이 분명합니다. 권한 관계를 설정하고 통신 시스템을 제공합니다.

위에서 설명한 다양한 조직 프로세스는 기술적으로

(a) 부서,

(b) 권한 위임 및 책임 고정

(c) 의사 결정의 중앙 집중화를 통한 중앙 통제 대상 기관의 분산.


조직화 과정 – 목표 결정, 활동 열거, 그룹 활동, 고정 된 책임 할당, 권한 위임 및 조정

조직 과정과 관련된 중요한 단계는 다음과 같습니다.

1. 목표의 결정 – 조직을 구축하는 첫 번째 단계입니다. 제안 된 조직을 구성하는 데 도움이되고 조직을 통해 수행 할 작업의 성격은 무엇입니까?

2. 활동 열거 – 전체 작업은 필수 활동으로 세분화됩니다. 예를 들어, 산업 관심사 작업은 구매, 생산, 금융, 인사, 판매, 수출 촉진 등의 주요 기능으로 나눌 수 있습니다. .

3. 그룹화 활동 – 그룹화 활동에서 유사하고 밀접하게 관련된 활동이 그룹화되어 부서와 부서를 만들 때이를 부서 화라고합니다. 판매, 생산, 재무 등과 같은 기능은 기본 그룹화의 기초가됩니다. 2 차 그룹화는 지리적 영역, 고객 유형, 사용 된 장비, 채택 된 프로세스 또는 주요 주요 기능의 구성 요소를 기반으로 이루어집니다.

4. 특정인에게 고정 된 책임의 할당 – 여기서, 특정 직무는 다른 부하 직원에게 할당되거나 업무 성과의 확실성을 보장합니다.

5. 권한 위임 – 책임없는 권한은 위험하며 권한없는 책임은 빈 그릇과 같습니다. 따라서 책임에 따라 권한을 부하 직원에게 위임하여 업무 기술을 보여줄 수 있습니다.

6. 조정 – 조정은 통합 기능입니다. 이것은 가장 바람직한 성능을 위해 필요합니다. 부서와 섹션의 성과는 목표를 달성하기 위해 복합화되어야합니다.


조직화 과정 – 단계 : 업무의 식별 및 구분, 부서별, 직무 정렬 및보고 관계 수립

어느 날 수업 교사는 자신의 수업에 일반적인 지침을 제공했습니다.“새로운 정보로 수업 게시판을 변경하고 수업 라이브러리를 정리하고 내일까지 학생들의 모든 책을 수집하십시오”. 다음날 아침 수업에서 일어난 일은 상상할 수 없었습니다. 온통 혼란이 있었지만 아무런 작업도 수행되지 않았습니다. 이유를 알 수 있습니까? 수업 교사는 과제를 나누고 책임을 할당하며보고 관계를 발전시키는 것을 잊었습니다. 어떤 식 으로든 '조직'하지 않았습니다.

훌륭하고 효과적인 조직자는 원하는 목표를 달성하기 위해 일련의 단계를 따릅니다.

조직 과정과 관련된 단계를 논의하겠습니다.

1. 작업의 식별 및 구분 :

조직의 첫 번째 단계는 계획을 따르고 수행 할 작업을 식별하는 것입니다. 그 후 작업은 중복을 피하고 직원 간의 부담을 나누기 위해 작고 관리 가능한 활동으로 나누어야합니다.

예 – 교사는 보드의 책임을 한 그룹에 할당하고, 도서관 유지 관리를 다른 그룹에 할당하고, 전자 필기장을 세 번째 그룹에 할당해야합니다.

2. 부서별 :

부서 화란 본질적으로 유사한 활동을 선택하고 그룹화하는 것을 의미합니다. 활동의 그룹화는 전문화를 촉진합니다.

예 –

나는. 활동은 기능, 즉 생산, 마케팅, 재무, 창고, 관리 등을 기준으로 그룹화 할 수 있습니다.

ii. 조직에 제품 라인이있는 경우 제품을 기준으로 활동을 그룹화 할 수 있습니다. 신발 부문, 의류 부문, 가방 부문 등

iii. 조직이 다른 영역에서 작업하는 경우 지역 / 지역별 기준에 따라 활동을 그룹화 할 수 있습니다. 북쪽 영역, 남쪽 영역, 서쪽 영역, 동쪽 영역.

3. 임무의 할당 :

일단 작업이 분할되고 부서 화되면 책임 할당을 따릅니다. 각 부서에 직원이 근무하고 각 직원의 역량과 기술에 따라 업무가 배정됩니다. 효과적인 계획 이행을 위해서는 업무를 수행 할 수있는 필수 능력과 기술을 보유한 사람들에게 업무를 배정하는 것이 매우 중요합니다.

예 – 모든 학교에는 수학 부서, 영어 부서, 언어 부서 등과 같은 각 과목에 대한 부서가 있습니다. 수학에 능숙하고 과목을 가르치는 기술을 갖춘 교사는 수학 부서에 고용됩니다. 모든 교사 중에서 부서의 전체 작업을 관리 할 수있는 교사가 부서 책임자로 임명됩니다.

4.보고 관계 설정 :

그룹 내에서 일하는 사람이 너무 많은 경우 그룹 구성원은 누가 명령을 내려야하고 누구에게 책임이 있는지 알아야합니다. 명확하게 정의 된 관계는 계층 구조를 작성하고 다른 부서 간의 조정을 용이하게합니다.

예 – 부서에서 일하는 교사는 부서의 지시를 받고 부서장에게보고해야한다는 것을 알아야합니다. 부서장은 반드시 교장 또는 교장에게 지시를 받고보고 할 것임을 알아야합니다. 여러 부서의 교장이 학교의 전반적인 발전에 대해 집단적으로 토론 할 수 있습니다.


조직화 과정 – 업무 부서, 부서별 구성, 직무 할당, 권한 위임 및 활동 조정

조직의 중요한 단계는 다음과 같이 논의됩니다.

1. 업무 부문 :

한 사람이나 기계로 모든 작업을 수행 할 수는 없습니다. 따라서 초기 단계는 작업을 서로 다른 특정 영역 또는 작업으로 나누는 것입니다. 업무 분담을 통해 사람들은 자신의 특정 분야에서 기술과 경험을 습득 할 수 있으며 결과적으로 조직의 효율성을 높일 수 있습니다. 경영진은 조직의 목표를 달성하기 위해 수행해야하는 모든 다양한 활동을 식별해야합니다.

제조 조직에서 생산과 판매는 두 가지 주요 활동입니다. 거래 조직에서 구매와 판매는 두 가지 주요 활동입니다. 서비스 조직은 고객에게 운송과 같은 서비스를 제공합니다. 이러한 주요 활동을 수행함에있어 사업부는 생산, 자금 조달, 마케팅, 회계, 직원 채용 등과 같은 많은 다른 활동을 수행해야합니다. 따라서 초기 단계는 전체 작업을 특정 작업으로 나누는 것입니다. 이것은 관리 용어로 작업을 나누는 것으로 알려져 있습니다.

2. 부서별 :

이것은 작업을 부서별 화라고도하는 특정 부서로 그룹화하는 단계입니다. 활동이 식별되면 활동을 단위로 그룹화해야하며 각 그룹은 관리자의 책임하에 배치됩니다. 그 후 여러 그룹이 더 큰 단위 또는 부서로 결합되어 그룹화됩니다. 그 후 부서는 관련 활동이나 기능에 따라 연결될 수 있습니다. 조직화는 모든 부서가 서로의 활동을 보완하여 전체 조직 목표에 관한 한 서로를 지원하도록합니다.

3. 임무 할당 :

이 단계에서 직원에게는 자격, 경험 및 특정 직무에 대한 적합성에 따라 직무가 배정됩니다. 생산 및 유지 보수와 같은 영역에는 특정 기술과 자격이 필요하므로 이러한 영역의 작업에는 너무 기술적으로 자격이있는 사람이 제공됩니다. People having good skills in communication are given jobs in sales department. People with an aptitude for figures and numbers may be seen fit for the accounts department.

Managerial positions are defined and the extent of their power and authority is fixed. In short, who-is-who and who-will-do-what is decided. People are assigned their duties after matching their capabilities to the job requirements.

4. Delegation of Authority:

After assigning duties, authority is delegated to employees. Delegation of authority is very important as it gives a person the right to carry out his or her responsibilities. This creates the chain of command right from the top to the bottom and a hierarchy is thus created. In a hierarchy, the authority flows from the top to the bottom.

The top has more authority than the lower levels. People are made aware of their responsibilities and authority. Lines of accountability are drawn in black and white. The delegation of authority is responsible for creating subordinate- superior relationship. Thus, channels of communications are also created.

5. Coordinating Activities:

This is where the activities of different individuals are carefully synchronised, and interrelationships clearly defined. It is at this stage that members of the organisation know from whom each has to take instructions and to whom one has to issue instructions. The effect of this coordination is that it lends a feeling of teamwork and an environment of efficiency within the organisation.


Process of Organising – 3 Major Steps: Division of Work, Formation of Departments and Reporting

Organising means to coordinate and prepare for activity. An organisation is a unified whole of the people and their activities. It is a functional unit with thick walls between functional departments. The business organisation is thus a structure and organising is the process.

The process of organising involves the following major steps:

1. Division of Work:

The organisations have strong internal focus on job descriptions and functional specialisations to create conditions for work-flow in a streamlined manner. There are superiors and subordinates who perform similar or different duties to ensure completion of a particular unit of work.

2. Formation of Departments:

Taking into account the available resources and various aspects of coordination, different departments are created at different levels in which jobs are grouped on the basis of their functional direction. To illustrate Materials Management Department may function alongside the Purchase Department to allow better coordination and reduce the 'lead time'.

3. Reporting:

The divisions and departments function within the broad parameters of an administrative set up. As a complex organism, the organisations, besides the reporting levels, have cross- functional relationships between different departments or divisions. A definite type of ranking order called hierarchy exists which allows reporting and authority to flow in different directions.


Process of Organising

The organising process involves five broad steps:

Step-I Determining Activities:

It is necessary to determine those activities which are essential to accomplish the organisational objectives. The process of organising involves identification and division of work. The whole work is to be divided into smaller activities so that duplication is avoided and work can be completed as per the organisational objectives. Division of work facilitates specialisation in work.

For example, a school may have different departments like teaching, office administration, library, sports, etc., and a particular department, say teaching, can further be sub-divided into smaller departments on the basis of subjects like Commerce, Economics, English, etc.

Step-II Grouping of Activities:

The process of grouping the activities of similar nature is called Departmentalisation. Departmentalisation facilitates specialisation and coordination in the organisation.

Activities can be grouped in the following ways:

나는. On the basis of functions – Various activities are grouped into different departments on the basis of various functions in the organisation. For example, Purchase Department for purchase functions, Finance Department for financing activities, Marketing Department for marketing activities, etc.

For accomplishing the works which are similar in nature different tasks, processes or skills required are to be placed together so as to achieve the organisational objectives.

ii. On the basis of types of products – In this case, activities are grouped into different departments on the basis of products manufactured by the organisation.

iii. On the basis of geography – Activities are grouped on the basis of geographical locations. For example, Northern Zone, Eastern Zone, etc.

Step-III Assigning Duties:

After departmentalisation, the next step is to assign the work to the employees according to their skills and competencies. In order to ensure effective performance, it is essential that parity is created between the nature of a job and ability of the employee responsible for that particular job.

Step-IV Delegation of Authority:

Delegation of authority means when duties and tasks are entrusted to the subordinates by the superior, authority should be granted to them to perform those duties and tasks well. While delegating authority managers should work on establishing authority responsibility relationships in an organisation structure.

This implies the allocation of authority and responsibility among employees of the enterprise in such a way that each person should know who is responsible to whom and for what. It further creates hierarchy in the management. Top management enjoys the highest degree of authority.

The degree of authority reduces as the hierarchy flows towards lower level of management. Authority flows from top to bottom in the hierarchy. Further, establishing reporting relationships facilitates coordination at all levels of management.

Step-V Coordinating Activities:

In order to create a balance and structure in the organisation, the activities of members need to be well- coordinated. Coordination in the organisation is essential for better performance of employees as well as for the timely achievement of organisational goals.


Process of Organising

The organising function is performed by a manager by taking the following steps:

1. Identification of Activities:

First thing first. The activities to be carried out by the organisation have to be identified, grouped and classified into units.

2. Departmentally Organising the Activities:

This step requires the manager to combine and group similar and related activities of the company into units or departments. This process is called departmentalisation.

3. Classifying the Authority:

The next step is about classifying the authority and how much of it is allocated to the managers in the hierarchy. The job of top management is to formulate the policies, the middle level staff is into departmental supervision and the lower level workers supervise the foremen. Clarifying the authority is useful in making the company's operations efficient. It also arrests the wastage of resources, prevents duplication or overlapping of efforts and aids smooth working of the company.

4. Coordination between Authority and Responsibility:

Healthy relationships between various groups facilitates smooth interaction which assists the organisation in achievement of its goals. Every employee gets acquainted with the authority and gets heedful of the person they are supposed to report. A fair organisational structure is out in the open for all the employees.


Process of Organising – Identification and Division of Work, Grouping of Activities, Assignment of Duties and Delegation of Authority

The process of organising consists of the following steps:

1. Identification and Division of Work:

Organisation exists to achieve certain objectives. The first step, therefore, is to determine the tasks that must be performed to achieve the established objectives. Objectives bring about unity of direction in the organisation. In this step the total work is divided into various activities. For instance, the total work of a manufacturing concern may be – (i) purchase of raw material, (ii) purchase of spare parts, (iii) marketing research, (iv) production, (v) raising funds, (vi) maintaining accounts books, etc.

2. Grouping of Activities:

The various activities are grouped into departments or divisions according to their nature. For instance/in a manufacturing concern, different kinds of purchases like raw material, spare parts, etc., can be put under purchase department. Similarly, advertisements, sales promotion and selling can be given to marketing department. Such grouping of activities is known as – “Departmentation”.

The activities may be grouped on the basis of functions, products, territories, customers, etc., depending on the nature of the business. Each job should be classified under some category. This will avoid duplication of efforts and at the same time ensures nothing is left out. Each function or department may further be sub-divided to get the benefits of specialisation. It makes the optimum utilisation of human and material resources.

3. Assignment of Duties:

After grouping the various activities under different departments and sub-departments, the jobs are assigned to the individuals on the basis of their aptitude and skills. Each individual is allotted a specified job according to his aptitude and skills and made responsible for the performance of that job.

4. Delegation of Authority:

An individual who is entrusted with the responsibility must be given authority necessary to carry out the duties assigned to him. It is the duty of the management to clearly define the relationships in the organisation. Everybody should clearly know to whom he is accountable. This will help create a logical structure of authority-responsibility relationships and establish coordination.


Process of Organising

The following steps constitute the process of organising:

1. Determination of Objectives:

To start with the process of organising, objectives of a business should be determined on the basis of plans framed. Objectives will help determine the broad economic and social goals to be accomplished by the organisation. However, since organisational plans change with the passage of time, organisational objectives have to be also restructured.

2. Determination of Activities:

In the next stage, organisational activities which lead to accomplishment of organisational objectives are to be identified. Interrelationship between the activities is also analyzed on the basis of which they may be grouped.

3. Grouping or Classification of Activities:

In this stage grouping of activities related to one another is done. Usually, this helps in laying out the departments. Grouping and classification of activities helps to attain the benefits of specialisation.

4. Allocation of Duties and Responsibilities:

After grouping of activities assigning duties to competent individuals is done, after deeply analyzing their educational, professional and experience-oriented competencies. Fixation of duties and responsibilities is done for each and every employee of the organisation, so that everyone has their defined scope of operation.

5. Delegation of Authority:

To equip every individual to effectively shoulder the duties and responsibilities assigned to them, there must be delegation of authority. Delegation of authority must be commensurate to the duties and responsibilities assigned. Every individual subsequently delegates authority to individual in the lower hierarchical chain to them.

In this way the chain of command is established. However, accountability arises along with the delegation of authority. While authority and responsibility moves downward in the scalar chain of command in an organisation, accountability moves upwards.

6. Preparation of Organisation Charts and Manuals:

Thereafter, organisation charts and manuals are to be prepared for smooth running of the operations of an organisation. Organisation charts depict the delegation of authority and responsibility and the vertical and horizontal relationships of the different departments and the individuals manning the organisation, while, organisation manuals convey instructions for conducting regular activities.

7. Evaluation of Activities:

Finally, evaluation of activities is done to judge the effectiveness of performance of the different departments. This stage reveals if any reorganising process is necessary to steer the activities of the departments in the desired direction.


 

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